Несмотря на устойчивую тенденцию к переходу бумажного документооборота в электронный, многие виды документов продолжают создаваться на физических носителях. Мебельные решения для организации их хранения остаются актуальными. В этой статье расскажем, как использовать металлические картотечные шкафы, чтобы навести и без труда поддерживать порядок в бумажных документах организации.

Какие документы хранят в картотеках

Металлические картотечные шкафы используют в отделах кадров — для хранения трудовых книжек и договоров, приказов по личному составу и личных карточек. 

В бухгалтерии такая мебель станет местом для бланков строгой отчётности, счетов-фактур, актов и накладных. Картотеки могут иметь центральный замок и закрываться на ключ — внутри ящиков можно без опасений оставить конфиденциальные документы или печати предприятия.

Шкаф металлический картотечный КР-2 с ключевым замком

Картотечные шкафы используют и в медицинских учреждениях — для хранения карточек пациентов, и в образовательных — для разделения учебных материалов по темам, классам или возрастным группам. 

Как организовать хранение документов в картотеке

Чтобы отделить документы одного вида от остальных, используют пластиковые разделители — они позволяют формировать секции внутри ящиков. В верхней части каждого из них можно закрепить индексное окно с надписью. 

Для картотек лучше всего приобрести подвесные папки формата А4 или Foolscap — более вместительные, с расширяющимся дном и разделителями в комплекте. 

Цветовая кодировка — отличный способ разделения документов по видам для удобства поиска: приказы, акты, счета-фактуры можно хранить в папках разного цвета.

Бумаги оперативного хранения и конфиденциальные документы обычно размещают в верхних ящиках картотеки. В нижней части хранят архив или папки, к которым обращаются редко. Внутри ящиков документы сортируют по темам, алфавиту или по дате.

Критерии выбора картотечного шкафа

При выборе картотечного шкафа стоит обратить внимание на два главных критерия — формат документов, которые вы планируете хранить, и их количество.

Предельная весовая нагрузка на ящик для бумаг формата А4 или Foolscap у картотек из нашего каталога составляет 30 кг. Это означает, что в одном ящике вы можете разместить до 6000 листов соответствующего размера, без учёта веса папок. Количество ящиков у шкафа при этом может варьироваться — от двух до семи и более.

Шкаф металлический картотечный с пятью ящиками КР-5 — для документов формата А4 и Foolscap

Антиопрокидывающее устройство, которым оснащены конструкции картотек, не позволяет выдвинуть одновременно больше одного ящика. Таким образом, центр тяжести не смещается при использовании шкафа, и риск его опрокидывания стремится к нулю.

Оцените удобство и функциональность нашей мебели — оставьте заявку на заказ в разделе «Контакты», и мы вам перезвоним!