Документы по сделкам с партнёрами и контрагентами необходимо хранить не только в процессе ведения дел, но и после того, как все обязательства выполнены. Та же ситуация с кадрами: трудовые договоры и личные карточки остаются в офисе, пока сотрудники числятся в организации — и после их увольнения. Это нужно для того, чтобы подтвердить стаж бывшего работника, предоставить информацию суду или налоговой инспекции.

Все документы организации делятся на текущие и архивные. Как грамотно и рационально организовать их хранение — расскажем в статье.

Как хранят текущие документы

К текущим относятся документы, по которым ещё не завершено делопроизводство,  либо их законодательно установленный срок хранения составляет менее 10 лет. В зависимости от вида бумаг их хранение организуют разными способами.

Учредительные документы и финансовые отчёты должны храниться в сейфе ограниченного доступа — так же как и любые бумаги с пометкой «коммерческая тайна».

Договоры, накладные, счета и счета-фактуры хранят в папках в шкафах или стеллажах, разделяя по видам или по контрагентам. Если документы находятся в работе, допускается нахождение их в столах или в тумбах сотрудников.

Бланки строгой отчётности — квитанции, удостоверения, пропуски — хранят в специальном выделенном для этого сейфе, к которому имеет доступ только ответственное лицо и руководитель организации. 

Бухгалтерский металлический шкаф КБ-02 с цилиндрическим замком фирмы KALE

Кадровые документы содержат персональные данные — для их хранения подойдут запирающийся металлический шкаф или картотека. 

Документы, которые нужно срочно рассмотреть и (или) подписать, удобно оставлять в специальном лотке или в папке, которые всегда находятся на видном месте.

Правила создания архива

Если делопроизводство по документу завершено, установленный срок хранения превышает 10 лет — и это время уже истекло, его нужно передать в архив.

Для этого из таких документов формируют дела: располагают по видам в хронологическом порядке, пронумеровывают и прошивают. Также необходимо составить опись каждого дела, куда входят номера и наименования бумаг, и лист-заверитель. 

Архивные документы хранят на стеллажах либо в запирающихся металлических шкафах, чтобы обеспечить защиту от света и пыли, а также ограничить доступ — в случае с конфиденциальными или кадровыми бумагами.

Металлический архивный шкаф ALR-1896 с ригельным замком

Чаще всего архив размещают в офисе, а если он слишком объёмный — выделяют специальное помещение. Важно, чтобы в кабинете функционировала система пожаротушения, поддерживалась относительная влажность 50-55% и температура не выше 20 градусов. Если офисные площади не позволяют организовать архивохранилище, бумаги передают на хранение в архивную компанию. 

Оцените удобство и функциональность нашей мебели — оставьте заявку на заказ в разделе «Контакты», и мы вам перезвоним!