Электронный документооборот уже стал довольно распространённой практикой, но, тем не менее, для многих предприятий отказ от бумажных носителей пока не представляется возможным. Акты, счета-фактуры, договоры с контрагентами и приказы по личному составу продолжают распечатывать на бумаге. 

Эти документы необходимо хранить, ведь они могут понадобиться в любой момент: при проверках контролирующих органов, для подтверждения стажа бывших сотрудников или защиты интересов компании в суде. 

Какие задачи решает использование картотеки?

Систематизация и удобный поиск. Иногда в офисе приказы, договоры или отчёты хранятся в разных местах: на рабочих столах, в лотках, шкафах, ящиках тумб. В картотеке вы сможете систематизировать документы и всегда будете знать, где находится каждый из них.

Хранение конфиденциальных документов. В каждой организации создают и хранят документы, содержащие персональные данные. Это договоры и соглашения, трудовые книжки и личные карточки сотрудников. Чтобы не допустить утечки данных, в отделе кадров или приёмной секретаря устанавливают металлические картотечные шкафы, которые запираются на ключ.

Картотеки также используют для хранения документов ограниченного доступа, которые содержат коммерческую тайну или предназначены только для служебного пользования. По правилам делопроизводства их помечают специальными грифами.

Рациональное использование пространства. Если в офисе мало места, а объём бумаг, подлежащих хранению, не слишком большой, картотека может заменить шкаф для документов. Внутри удобно хранить папки формата А4 или P Foolscap, которые отличаются увеличенной длиной. В них помещается больше документов, они занимают меньше места и надёжно закрепляются в ящиках с помощью специальных держателей.

Металлический картотечный шкаф КР-3 используют для хранения документов форматов P Foolscap и А4

Где, кроме офиса, без картотеки не обойтись? 

В детских садах и дошкольных учреждениях дополнительного развития картотеки используют, чтобы систематизировать методические материалы по разным темам. Например, создают картотеки игр, развития речи, гимнастики.

Металлические картотечные шкафы устанавливают в медицинских кабинетах и регистратурах для хранения карт амбулаторных больных и контрольных карт диспансерного наблюдения. В детских поликлиниках дополнительно организовывают хранение карт учёта профилактических прививок. 

В автошколах при подготовке к экзаменам формируют пакеты документов курсантов, куда входят экзаменационная карточка водителя, медицинская справка, свидетельство об окончании обучения. Такие комплекты необходимо хранить в закрытой картотеке, так как они содержат персональные данные.

Оцените удобство и функциональность нашей мебели — оставьте заявку на заказ, заполнив форму внутри раздела «Контакты», и мы обязательно перезвоним!